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L’EDI (Échange de Données Informatisées) est le mode de transmission dématérialisée de documents commerciaux le plus ancien et le plus répandu.
Il représente plus de 60 % des échanges dans la grande distribution et les entreprises industrielles.
Utilisé depuis les années 1980, les flux EDI ont l’avantage de simplifier les processus achats et, à plus grande échelle, de booster les performances de l’entreprise.
L’intérêt de passer aux flux EDI
Avant de se pencher en détail sur les bénéfices apportés par l’EDI, il est important d’en comprendre le fonctionnement.
L’EDI est un système d’échange de documents commerciaux (factures, bons de commande, devis, bons de livraison, etc.) sous forme de données numériques standardisées et transmises automatiquement d’ordinateur à ordinateur.
L’EDI a donc pour but de remplacer les échanges traditionnels (courriers, fax, e-mail…) qui prennent du temps, coûtent cher et peuvent être sujets aux erreurs et aux retards.
Pour fluidifier ses transactions et optimiser ses performances, une entreprise a tout intérêt à se tourner vers des solutions d’approvisionnement dématérialisées. Les flux EDI font partie de ces solutions capables de faire gagner à l’entreprise du temps, de l’argent, de la sécurité mais aussi de meilleures relations avec ses fournisseurs :
- L’EDI permet de gagner du temps :
La gestion manuelle des factures et autres documents commerciaux prend un temps considérable, surtout lorsqu’une entreprise génère des dizaines voire des centaines de commandes quotidiennes.
Les flux EDI constituent alors la solution idéale pour automatiser tous ces process et gagner du temps.
- L’EDI génère des économies d’argent :
Grâce à des procédures simplifiées et automatisées, les flux EDI réduisent au minimum les coûts de main-d’œuvre tout en supprimant les risques d’erreur et donc les litiges.
- Les flux EDI sécurisent l’information :
En remplaçant les échanges traditionnels par des transactions EDI, l’entreprise renforce la sécurité des données puisque celles-ci sont plus facilement accessibles par les partenaires et ont moins de risque d’être égarées.
- Les flux EDI améliorent les relations clients-fournisseurs :
Le langage commun standardisé propre à l’EDI permet d’éviter l’incompréhension et les mauvaises interprétations entre clients et fournisseurs. Les retards de livraison ou de paiement sont également réduits au minimum.
Les relations entre partenaires commerciaux se trouvent ainsi renforcées par une communication beaucoup plus fluide et saine.
Comment mettre en place un système EDI ?
Pour implémenter les flux EDI au sein d’une entreprise, il est nécessaire de se faire accompagner par une société experte.
Celle-ci prendra en charge la mise en place du progiciel EDI et la configuration du système d’échange avec les différents partenaires.
En vue du déploiement de l’EDI, les partenaires commerciaux qui prévoient de s’échanger des informations doivent au préalable s’accorder sur un langage et un format commun. Ces derniers permettront aux deux systèmes informatiques d’interagir entre eux et de se comprendre.
Il existe différents formats EDI possibles tels que XML, TRADACMS, EDIFACT ou encore ANSI. L’équipe d’experts EDI se chargera ainsi de mettre en connexion les clients et leurs fournisseurs. Elle accompagnera notamment l’entreprise dans la mise en place des logiciels de gestion et des traducteurs qui permettront la transformation des données codées en informations compréhensibles et exploitables.
