L’archivage est essentiel dans les entreprises, pour la conservation légale et utile de documentation. Il est possible de le faire par soi-même ou de passer par un professionnel, ce qui semble être le meilleur choix pour de nombreuses raisons.
Le professionnel est apte à cerner vos besoins d’archivages
Faire le choix de passer par un professionnel, c’est profiter d’un accompagnement sur la durée et tout au long de de votre partenariat. Le prestataire prend le temps de cerner votre besoin et de trouver les solutions adaptées, pour un bon archivage de vos documents.
L’archivage permettra à l’entreprise, d’avoir une classification des documents, par leur ancienneté et leur type. Mais aussi un tri des documents qui n’ont plus besoin d’être conservés, c’est idéal de profiter de connaissance d’un professionnel, pour voir clairement ce qui est possible à faire ou non.
Être en accord avec la réglementation
Un professionnel, tel que SGA vous fera profiter de solutions d’archivage, qui sont en accord avec les réglementations législatives en vigueur. Ils connaissent les durées de conservation en fonction du type de documents. Voici quelques exemples de durées de conservations de documents d’entreprise :
30 ans pour une acquisition ou une cession de biens immobiliers ou fonciers
5 ans pour les documents liés aux transports de marchandises
10 ans pour les comptes annuels, comme les bilans, les comptes de résultats, ainsi que pour les factures
5 ans pour des contrats de prestations
Mais il y a aussi des documents qui n’ont pas besoin d’être conservés, que vous pourrez jeter et d’autres qu’il est obligatoire de garder. Après un audit le professionnel sera apte à vous dire ce qu’il faut faire. De plus à chaque arriver d’un nouveau document il s’en occupera et le classera.
Optimiser son système d’archivage électronique
Passé à l’archivage électronique, est le choix idéal et comporte de nombreux avantages, pour votre entreprise.
Un accès et un partage simplifié à vos archives
Toutes les entreprises se doivent légalement de conserver des documents, comme les bulletins de paie, les différentes factures ou encore les contrats, par exemple. En passant par l’archivage électronique, vous pourrez accéder à vos documents à n’importe quel moment et très facilement.
Si vous avez un contrôle, vous pourrez sortir rapidement le document demander. Mais ce n’est pas la seule raison, si votre entreprise subit des dommages physiques, vos documents seront en sécurité de façon numérique, vous ne perdrez rien.
La sécurisation de vos documents
En passant par une entreprise d’archivage, vos documents sont entre de bonnes mains. L’accès à vos données est sécurisé respecte les normes en vigueur, elles sont tracées et surveillées pour assurer aucune perte.
Un gain de temps précieux
Vous gagnerez énormément de temps, par le fait que c’est la société externe qui gère vos archives, mais aussi, car vos documents seront triés et classés. De plus, vous n’avez pas besoin de conserver de la place dans vos locaux pour vos documents.
L’environnement vous remerciera
Un point non négligeable c’est la réduction de consommation de papier. Vous n’aurez plus à imprimer, hors en cas de nécessité. Tout se fera de façon numérique, via des mails ou des systèmes de partage de documents électroniques.
