Lorsque les salariés rapportent des notes de frais, c’est à la charge de l’entreprise de le lui rembourser. Mais comme toutes dépenses, elles comportent de la TVA, ce qui peut être récupérable pour la société. Est-elle toujours récupérable par les sociétés ? Dans quelles conditions ? et comment faire ?

Quelle éligibilité en fonction du type de note de frais ?

Billets enrouler, calculette et bloc note

Les notes de frais fournies sont assez variées, elles peuvent concerner les frais de déplacement, des nuitées dans le cadre du travail ou encore des repas en extérieur. Mais alors comment est comptée la tva note de frais  en fonction du type de dépense ?

Dans le cadre de frais de repas

Lorsqu’il s’agit de notre de frais pour des repas, qui sont alors strictement associés à des frais de mission, la TVA est récupérable, si :

  • C’est un repas seul en déplacement
  • C’est un repas entre collègues dans le cas d’une réunion
  • C’est un repas d’affaires, avec un prospect, un partenaire ou encore un client

Dans le cadre de frais d’hébergement

Lorsqu’il s’agit de frais hôtelier, la TVA n’est pas déductible, si l’entreprise paie des nuités pour ses salariés et ou dirigeant pour des déplacements professionnels. Seul pourra être récupérée, la TVA pour la nuitée payée pour le compte d’un tiers, ou la TVA d’un repas pris dans l’hôtel, comme le petit déjeuner.

Dans le cadre des frais de déplacement

La TVA ne se récupère pas sur tous les frais, même dans le cas où la TVA figurerait bien sûr le reçu. Elle récupérable sur :

  • Les frais de péage
  • Le carburant, à 100 % sur les utilitaires et 80 % pour les voitures
  • La location ainsi que l’entretien de véhicules utilitaires

Quelles sont les conditions pour récupérer la TVA sur des notes de frais ?

Taxe déductible condition récupération

D’après l’article 208 de l’annexe II du Code général des impôts, la déduction de la TVA se fait directement sur la déclaration que font les entreprises pour le versement des taxes. Pour pouvoir récupérer cette TVA il faut :

  • Que la note de frais soit liée à une activité professionnelle imposable
  • Que la note de frais soit faite dans le cadre du travail pour son entreprise
  • Avoir et conserver tous les justificatifs, comprenant les mentions obligatoires

Tous les documents qui ont servi pour des notes de frais justifiants la récupération de TVA doivent comporter :

  • Le nom de la prestation
  • Le taux de TVA qui est applicable
  • Le montant de la TVA qui a été facturée
  • Le nom de l’entreprise à qui est adressé la facture et non pas le nom du salarié

A savoir que, les tickets de carte bleue, ne sont pas accepté et qu’il n’est pas possible de faire le calcul directement sur un montant TTC, il faut que le mentions précédentes soient présentes sur le justificatif.

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