Pourquoi favoriser la signature électronique en entreprise ?
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La dématérialisation des tâches est un moyen auquel recourent de plus en plus d’organisation pour gagner du temps, de l’argent et augmenter la productivité de leurs équipes. Dans ce contexte, l’intégration d’un logiciel de signature électronique s’avère un réel atout pour fluidifier les processus administratifs et commerciaux de toute entreprise.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, comme son nom l’indique, est un système numérique qui permet, à l’aide d’un logiciel de type e-parapheur comme Lex Persona proposé par Indexware, ou d’un service en ligne, de signer n’importe quel document sans utiliser de papier ni de stylo.
Invisible à l’oeil nu, la signature numérique ne se présente pas comme le scan d’une signature manuscrite, mais comme une fiche d’identité numérique cryptée. Celle-ci garantit à la fois l’identité du signataire du document, mais également la provenance de celui-ci et empêche toute falsification ultérieure.
Tous types de documents peuvent être signés électroniquement : contrats, devis, factures, formulaires administratifs, etc. Avec l’essor des parcours clients et processus métiers dématérialisés, la signature numérique se démocratise ainsi de plus en plus dans le cadre de ventes à distance, de contrats internationaux ou encore de communication interne au sein des sociétés.
Si la signature électronique est une solution rapide et fiable pour simplifier les processus de paraphe, qu’en est-il cependant de sa valeur juridique ?
Quelle est la valeur juridique d’une signature numérique ?
En France, la loi définit la signature numérique comme un procédé d’identification fiable, qui garantit son lien avec l’acte auquel elle est rattachée. De fait, elle a exactement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite !
Attention cependant, deux cas de figures peuvent être distingués :
la signature électronique simple,
la signature numérique avancée.
Dans la premier cas de signature simple, en cas de litige, c’est l’organisme qui a fourni l’outil de signature du document, qui devra en prouver la fiabilité. En revanche, une signature électronique avancée est délivrée par un prestataire de services de certification électronique. En ce sens, un document signé électroniquement par ce moyen sera, en cas de litige, une preuve recevable par la justice.
Quels sont les avantages à utiliser une signature électronique ?
La signature électronique revêt de nombreux avantages pratiques, qui sont autant de raisons pour les entreprises, administrations et autres organismes d’adopter un système de e-parapheur. On note par exemple :
gain de temps ;
sécurité du procédé,
impact environnemental faible.
En effet, le passage à la signature électronique est l’un des investissements les plus rentables en matière de dématérialisation de processus. Le coût des services et logiciels varie selon les besoins de votre structure et peut se présenter par abonnement ou forfait, selon les prestataires.
Néanmoins, cet investissement financier est très rapidement et largement rentabilisé au vu du gain de temps qu’il apporte dans la formalisation des documents, et du gain financier lié à la réduction des coûts d’impression, acheminement et archivage des documents.
Par ailleurs, du fait d’un processus totalement dématérialisé, la signature numérique présente un impact environnemental moindre que son homologue manuscrite.
Enfin, l’utilisation d’une signature électronique est extrêmement fiable et sécurisée, et permet de réduire considérablement les erreurs humaines.
