Toute entreprise soumise à la TVA et installée dans l’un des pays de l’Union Européenne dispose forcément d’un numéro de TVA intracommunautaire. Non modifiable, ce numéro unique est propre à chaque entreprise. Alors, vous désirez savoir comment se passe la vérification d’un numéro de TVA intracommunautaire ? Cet article vous fournit toutes les informations nécessaires sur cette opération, ainsi que le processus d’obtention de ce numéro.

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA intracommunautaire ?

Le numéro de TVA intracommunautaire (Taxe sur la Valeur Ajoutée intracommunautaire) est un identifiant fiscal unique et spécifique délivré dans l’Union Européenne. Également connu sous l’appellation « numéro d’identification fiscale », il est gratuitement attribué par l’administration fiscale de chaque pays membre de l’UE.

Comme souligné précédemment, sont concernées les sociétés européennes redevables de la TVA. L’une des caractéristiques de ce numéro est qu’il commence toujours par les deux ou trois premières lettres du pays énonciateur.

Le numéro de TVA intracommunautaire permet d’identifier votre société dans les opérations commerciales qui ont lieu dans l’Union Européenne. Il est facultatif si vous opérez en franchise de TVA.

Comment obtenir un numéro de TVA intracommunautaire ?

L’obtention du numéro de TVA intracommunautaire est en réalité toute simple. Pour ce faire, l’entreprise doit obligatoirement avoir une présence physique sur le territoire français. Cette présence physique peut être prouvée avec un emplacement où travaille un employé de l’entreprise.

Pour les entreprises soumises à la TVA, il n’y a pas vraiment de formalités spéciales à remplir auprès des autorités fiscales. Ce numéro de TVA intracommunautaire leur est automatiquement délivré.

En ce qui concerne les firmes non-assujetties à la TVA, mais désireuses (ou contraintes) d’obtenir ce numéro, elles doivent s’adresser aux services des impôts des entreprises qui les administrent.

Ces dernières peuvent directement formuler leur demande depuis leur espace professionnel sur le site www.impots.gouv. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Messagerie », ensuite « Écrire », puis « TVA ». Pour finir, cliquez sur « Je demande un numéro de TVA intracommunautaire ».

Le délai d’obtention du numéro d’identification fiscale est de trois mois, après quoi il sera ensuite soumis à l’inspection d’un représentant de l’administration des impôts française.

De quoi le numéro de TVA intracommunautaire est-il composé ?

La structure ou composition du numéro de TVA intracommunautaire dépend en fait du pays de domiciliation de l’entreprise concernée. Autrement dit, elle est spécifique à chaque pays émetteur. En France, ce numéro est composé de treize caractères à savoir :

  • Le code FR ;
  • Deux caractères (chiffres ou lettres) formant une clé informatique ;
  • Neuf chiffres constituant le numéro SIREN de votre société.

Comme exemple, voici un numéro de TVA intracommunautaire français : FR 00 123456789.

Comment utiliser une base de données pour vérifier un numéro de TVA intracommunautaire ?

Il existe une base de données informatisée contenant tous les numéros de TVA intracommunautaire des entreprises européennes. Cette dernière reste accessible via le site internet officiel de l’Union Européenne.

Vous avez la possibilité de vérifier la validité des numéros de TVA des clients et marchands dans cette base de données. À cet effet, l’idéal est de garder un justificatif de validation dudit numéro. Ce dernier sera aussi d’une grande utilité en cas de contrôle fiscal.

Retenez qu’il est primordial de procéder à la vérification de chaque nouveau fournisseur ou client, et d’effectuer un contrôle fréquent. Dans des pays comme l’Allemagne, il existe deux types de numéros de TVA, notamment un numéro de TVA local et un autre de TVA VIES intracommunautaire.

Dans ce cas, il faudra donc s’assurer d’indiquer réellement le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients sur les factures, et non celui de TVA local.

Que faire si la base de données VIES montre que le numéro n’est pas valide ?

Lorsque vous faites une recherche avec le moteur de recherche VIES pour un numéro existant, vous obtiendrez deux types de résultats indiquant que numéro est soit valide, soit invalide.

Si la base de données VIES montre que le numéro n’est pas valide, cela voudra dire que le numéro que vous tentez de valider n’est pas enregistré dans la base de données analogique. Outre le fait que le numéro n’existerait pas, cette situation peut aussi être due au fait qu’il n’ait pas été activé pour les échanges intra-UE.

Un enregistrement inachevé peut également être à la base d’un tel résultat. Dans ce cas, vous pouvez solliciter une vérification auprès des autorités fiscales de votre pays. Il est également possible que vous soyez tenu de vous immatriculer une nouvelle fois.

Le processus consacré à cette opération varie néanmoins d’un pays à un autre. Par conséquent, demandez des informations supplémentaires à vos autorités nationales si vous ne trouvez pas l’information dans le système VIES.

Avec ces informations complémentaires, vous devriez pouvoir déterminer la validité de votre numéro de TVA, ainsi que l’existence ou non, d’un nom ou d’une adresse liés au numéro. Pour contacter les autorités nationales de votre pays, vous pourrez le faire par téléphone, par courriel ou en ligne si votre pays dispose de dispositifs électroniques consacrés à ce sujet.

Problèmes et Solutions Courants lors de la Vérification du Numéro de TVA Intracommunautaire

Lorsque vous vérifiez un numéro de tva intracommunautaire, divers problèmes peuvent survenir. Un des plus courants est l’invalidité du numéro dans la base de données VIES. Cela peut être dû à une non-activation pour les échanges intra-UE ou à un enregistrement inachevé. Pour résoudre ce problème, contactez les autorités fiscales de votre pays pour une vérification approfondie ou une nouvelle immatriculation. Assurez-vous également d’utiliser le bon numéro de TVA intracommunautaire sur vos factures, particulièrement pour des pays avec plusieurs types de numéros de TVA, comme l’Allemagne.

Un autre problème est l’inexactitude des informations saisies. Vérifiez toujours l’orthographe et le format du numéro. Utilisez des outils en ligne comme VIES pour une vérification en temps réel. En cas de divergence, consultez directement votre fournisseur ou client pour confirmer les détails.

Enfin, gardez un justificatif de validation pour chaque nouveau fournisseur ou client, et effectuez des contrôles réguliers pour éviter les complications fiscales. La documentation rigoureuse et des contrôles fréquents peuvent vous protéger contre les audits et les amendes. Adopter ces pratiques permettra de sécuriser vos transactions intracommunautaires et de maintenir la conformité avec les réglementations fiscales de l’UE.

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